La rete negli Agenti in Attività Finanziaria – i controlli di rito

a cura di Harmonia

Ai sensi dell’art. 128-novies, comma 1, del D.lgs. n. 385/1993 (di seguito “TUB”) “Gli agenti in attività finanziaria e i mediatori creditizi assicurano e verificano, anche attraverso l’adozione di adeguate procedure interne, che i propri dipendenti e collaboratori di cui si avvalgono per il contatto con il pubblico, rispettino le norme loro applicabili, possiedano i requisiti di onorabilità e professionalità […] e curino l’aggiornamento professionale […].

Nel comma 1 del citato articolo del TUB, un inciso rischia di non ricevere una adeguata attenzione da parte degli iscritti negli elenchi degli Agenti in Attività Finanziaria, ritenendo che i controlli siano da imputare alla mandante (o mandanti) e riportando le attività esclusivamente alla verifica dei corsi di aggiornamento biennale o ai requisiti di onorabilità.

L’inciso in questione è: “anche attraverso l’adozione di adeguate procedure interne”.

 Spesso il rispetto delle norme applicabili ai collaboratori, il possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità, nonché lo svolgimento dell’aggiornamento professionale entro i tempi stabiliti, non sono tracciati attraverso una procedura interna di controllo. Questa procedura interna, o manuale, dovrebbe includere le modalità di verifica dello svolgimento dell’attività della rete dei collaboratori esterni a contatto con il pubblico e tutte le attività di controllo di primo e secondo livello periodiche, destinate a salvaguardare l’Agente in Attività Finanziaria dai rischi di conformità, operativi e reputazionali, che potrebbero emergere durante l’attività di collocamento di prodotti e servizi finanziari.

Per i mediatori creditizi la questione risulta più chiara perché citata anche nel DM 31/2014, all’art 5.

Art. 5: Dipendenti e collaboratori 1. Le societa’ di mediazione creditizia applicano rigorose procedure di selezione dei propri dipendenti e collaboratori, acquisendo e conservando la documentazione probatoria dei requisiti posseduti. 2. Esse verificano la correttezza dell’operato dei propri dipendenti e collaboratori anche attraverso apposite indagini sul grado di soddisfazione della clientela e periodici accessi ispettivi; questi ultimi devono essere effettuati annualmente su almeno un quinto dei collaboratori esterni. In caso di anomalie, le societa’ adottano prontamente adeguate misure.

 Per gli agenti in attività finanziaria è necessario, invece, rimandare a tutte le circolari e comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza, oltre al citato art. 128-novies, comma 1, del D.lgs. n. 385/1993, che integrano anche quanto previsto per i mediatori.

Circolari riferite agli AAF:

– Circolare 3/2012: Prodotti e Mandati
– Circoalre 9/2012: Promotori Finanziari e AAF
– Circolare 10/2013: Titoli di studio
– Circolare 23/2015: Polizza Assicurativa RC Professionale
– Circolare n. 19/14 aggiornata e modificata al 26/10/2023: Formazione e aggiornamento
– Circolare 22/15 aggiornata e modificata al 26/10/2023: Prova valutativa
– Circolare n. 23/15: modalità di verifica polizza assicurativa RC Professionale

Comunicazioni riferite agli AAF (esclusi gli agenti di pagamento che non citiamo):
– Comunicazione n. 3/14:  precisazioni in merito alla polizza di assicurazione della responsabilità civile
– Comunicazione n. 5/14: chiarimenti in merito gli obblighi di formazione di cui alla Circolare n. 19
– Comunicazione n. 7/15: Incompatibilità
– Comunicazione n. 8/16: operatività di consorzi costituiti da agenti in attività finanziaria
– Comunicazione n. 11/16:  servizi accessori nel comparto della CQS
– Comunicazione n. 12/16: la verifica dei requisiti di onorabilità e aggiornamento professionale.
– Comunicazione n. 15/17: acquisizione e archiviazione della documentazione trasmessa dalla rete
– Comunicazione n. 18/18: indicazioni e precisazioni in materia di aggiornamento professionale
– Comunicazione n. 20/18: promozione e conclusione di contratti di leasing operativo di beni.
– Comunicazione 23/2019: requisiti di onorabilità
– Comunicazione 26/2020: estinzione anticipata CQS
– Comunicazione 28/2021: clausole contrattuali collaboratori
– Comunicazione 30/2022: presidi di controllo per i propri collaboratori
– Comunicazione 31/2022: segnalazioni di vigilanza
– Comunicazione 32/2923: incompatibilità
– Comunicazione 33/2023: requisiti professionalità
– Comunicazione 35/2023: Aggiornamento professionale
– Comunicazione 39/2025: requisiti di onorabilità e professionalità – chiarimenti
– Comunicazione 40/2025: Comunicazione all’OAM dei nominativi dei collaboratori

Quanto sopra, andrebbe quindi ripreso in un apposito manuale procedurale: se è vero che da un lato i controlli di primo livello possono essere considerati oggettivi e quindi standardizzati, quelli di secondo livello oltre alla conformità normativa primaria e secondaria, dovrebbero essere perfettamente calati anche sull’operatività aziendale e quindi sulla modalità di erogazione dei servizi offerti attraverso la rete distributiva.