a cura di Harmonia
In funzione delle previsioni del D.Lgs 23 Marzo 2023 nr 24, dal 17 Dicembre 2023 i Mediatori Creditizi e gli Agenti in Attività Finanziaria, rientreranno tra i soggetti obbligati ad istituire un “canale di segnalazioni interne” riferibili alla “protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”.
Mediatori ed Agenti AAF, vengono inclusi infatti nel nuovo D.Lgs, tra gli enti privati in quanto gli illeciti che possono configurarsi nel proprio settore, rientrano tra quelli elencati all’articolo 2, comma 1, lettera a), numero 3) ovvero quelli relativi ai “servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo”, anche in presenza di un numero di dipendenti inferiore a 50.
I Mediatori e gli Agenti AAF sono chiamati ad attivare propri “canali di segnalazioni interne”, che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La gestione del canale di segnalazione può essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, oppure può essere affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.
Pertanto, la gestione del canale di segnalazioni interne, la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna devono svolgere le seguenti attività:
-rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
-mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
-dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
-fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
-mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché’ sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.
Le suddette informazioni devono essere esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro.
Da porre particolare attenzione è la tutela della riservatezza intesa come elemento strumentale alla corretta gestione della segnalazione. Per tale motivo, i titolari del trattamento (GDPR Privacy 679/2016) devono prevedere, nei canali di segnalazioni interne, misure tecniche ed organizzative che minimizzino la raccolta dei dati.
Harmonia Compliance & Internal Audit Srl rimane a disposizione per eventuali approfondimenti che potranno essere inviati a segreteria@harmonia.srl
